业务挑战

 

费用管理是企业管理的重点,但如何能高效管理费用,也是企业面临的困难:

  1. 有效的费用过程管理是企业良性运营的关键工作。
  2. 大部分企业通过专业财务软件进行费用记账统计,这只能做到事后的账目计算,无法在费用发生前进行有效管控,失去了预算管控的意义。
  3. 企业通常通过费用审批流程进行费用使用过程的控制,但大部分只关注流程审批环节的合规,无法判断每笔花费是否符合企业指定的预算范围。
  4. 系统缺乏灵活性,无法及时跟进企业财务管理制度和费用标准的执行。
  5. 各种费用类别繁多,管理成本高,并且无法进行真正的有效控制。
  6. 费用统计分析难度大,无法清晰进行各种费用关系的关联统计分析。

解决方案

 

利用易企办的流程中心构建完整的企业费控管理应用。从而实现:

  1. 预算管控:实现预算的事前控制,事中管理,事后统计,可视化预算审批过程跟踪等全流程管理,让费用更合规透明。
  2. 出差管理:实现出差的事前申请,审批,以及出差费用的分类预测。
  3. 费用分类控制:企业可以制定灵活的财务管控制度,分类管理不同的费用报销过程。可以实现包括差旅费用,宴请费用,机票,酒店,礼品采购等多种费用的分类管理。
  4. 自定义打印表单:实现各种费用的自定义打印表单设计,根据企业财务需求设计相应格式的打印表单。
  5. 统计分析:系统提供自定义的统计分析管理功能,可以创建不同维度的统计报表,并可进行批量导出。
  6. 外部系统集成:提供流程中的Web服务调用,可以调用外部系统提供的接口进行数据交换。

方案架构

基于易企办的无代码应用与流程构建能力,搭建「企业费控管理」,形成完整的企业费控管控体系

费控架构

全面的企业级费控管理

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成本中心管理

设定企业成本中心信息。


成本中心可以设定对应的负责人。


成本中心可以和组织架构进行关联,可设定成本中心所属的组织。


可根据组织进行成本中心查看。

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多种费用管控

系统可以支持多种费用类型的业务管控过程。企业可以根据财务管理要求进行多种费用过程管理。可以根据每种费用类型设定对应的额度限制。系统自动根据费用类型进行额度计算,保证每种费用的使用都在限定范围内。

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预算设置

可以通过系统进行预算管理。可以根据成本中心,进行成本预算设置,可根据年度,月度,季度等进行设置。


企业可以进行年度预算模板的设定,并根据模板进行预算分解。

基于预算的流程管控

流程申请表单可以关联相关成本中心,项目等信息,系统将根据选择的成本中心及费用类型进行统计,并与预算进行核对。


超出预算部分的费用,系统将进行提醒。

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预算自动锁定与扣减

费用申请提交后,系统会自动在预算中锁定所涉及到的费用。


已经锁定的费用部分不能再次进行申请。


申请审批通过后,锁定的费用将直接从所属预算中进行扣减。

费用标准设定及控制

可以设定不同费用类型的执行标准,如出差的住宿标准,业务招待费用标准等。


员工进行费用申请提交时,系统将根据标准限额进行计算,超出标准部分,系统将自动进行高亮显示进行提醒。


审批人进行审批时,会根据响应提示进行审批决策。

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基于组织架构的费用审批流程

企业可以根据实际的组织架构信息进行审批流程的配置。


可以基于条件进行审批流程设置,如根据费用类型,费用金额大小等确定费用的审批节点。


支持基于组织架构的审批人和流程角色设定。支持单个节点的多人审批。


系统提供图形化的流程设置界面,企业可以随时根据业务需求对审批流程进行更新。

自定义打印模板

由于各个公司的财务管理制度和合规性审查需求,财务费用均需进行打印存档。


同时,基于不同的业务需求,每家企业的打印单据的格式要求各不相同。


为了满足企业个性化需求,系统支持自定义打印模板设定。企业可以根据需要,针对每种费用类型进行相应的单据格式设定。


企业可以灵活修改打印模板。

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费用统计分析

企业可以根据需要自动创建费用统计报表,并设定报表数据的访问权限。


系统提供基于多维度的条件进行统计数据的查询与管理。


可以根据费用发生的月份,所属部门,费用类型等维度进行数据分析。


支持批量的数据导出,可以导出到excel文件进行后续的数据管理。

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